衡阳公证登记和立卷归档规定

　　一、公证机构办理公证，应当填写公证登记簿，建立分类登记制度。

　　登记事项包括：公证事项类别、当事人姓名(名称)、代理人(代表人)姓名、受理日期、承办人、审批人(签发人)、　结案方式、办结日期、公证书编号等。

　　公证登记簿按年度建档，应当永久保存。

　　二、公证机构在出具公证书后或者作出不予办理公证、终止公证的决定后，应当依照司法部、国家档案局制定的有关公证文书立卷归档和公证档案管理的规定，由承办公证员将公证文书和相关材料，在三个月内完成汇总整理、分类立卷、移交归档。

　　三、公证机构受理公证申请后，承办公证员即应当着手立卷的准备工作，开始收集有关的证明材料，整理询问笔录和核实情况的有关材料等。

　　对不能附卷的证明原件或者实物证据，应当按照规定将其原件复印件(复制件)、物证照片及文字描述记载留存附卷。

　　四、公证案卷应当根据公证事项的类别、内容，划分为普通卷、密卷，分类归档保存。

　　公证案卷应当根据公证事项的类别、用途及其证据价值确定保管期限。保管期限分短期、长期、永久三种。

　　涉及国家秘密、遗嘱的公证事项，列为密卷。立遗嘱人死亡后，遗嘱公证案卷转为普通卷保存。

　　公证机构内部对公证事项的讨论意见和有关请示、批复等材料，应当装订成副卷，与正卷一起保存。